Ajax Systems
Technology
HeadofAdministrativeTeam
Neural analysis suggests this role is
optimal for Mid+ candidates.
“Head of Administrative Team at Ajax Systems. Skills: office and administrative infrastructure management, facility management, budgeting and financial control, contractor and contract management, procurement and tender procedures. Ensuring the smooth operation of the company's office and administrative infrastructure, cost optimization, service and contractor management, creating an effective working environment in office and production facilities. Management of the company's administrative acti”
What You'll Achieve.
cost optimization; creating an effective working environment; implementation of service standards and procedures; implementation of KPIs; planning of expansion/relocations; efficiency of space utilization; budget control; preparation of tender documentation/technical specifications and procurement
Industry & Context.
ability to analyze process bottlenecks
What They're Looking For.
Must Have
experience managing large offices and production sites, including international ones, real estate operation (facility management), budgeting and financial control, contractor and contract management, procurement and tender procedures, conversational English at B1 level or higher, ability to work in Excel, accounting systems
Nice to Have
experience using Jira, Confluence, Excel/Sheets at the level of formulas, pivot tables, basic reporting skills, ability to analyze process bottlenecks
What You'll Do.
Ensuring the smooth operation of the company's office and administrative infrastructure
service and contractor management
creating an effective working environment in office and production facilities
Management of the company's administrative activities (offices
including foreign ones
хозяйственное обеспечение
Implementation of service standards and procedures across all locations
Implementation of KPIs and Planning of expansion/relocations
Space management (efficiency of space utilization)
Work with Service Satisfaction measurement (NPS/surveys)
Organization of office operations
including: provision of workplaces
Contractor management: cleaning
Budget control: planning
Preparation of tender documentation/technical specifications and procurement
Organization of purchases (stationery
How You'll Work.
Communication Scope
effective communication; negotiation skills
Full Job Description
## Description Ajax Systems — міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації. Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі. Ajax Systems має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼюторам по всьому світу. Наразі ми в пошуку Head of Administrative Team, який очолить адміністративну команду та допоможе створити комфортне та ефективне робоче серидовище на всіх наших локаціях. ## Обов‘язки Забезпечення безперебійної роботи офісної та адміністративної інфраструктури компанії, оптимізація витрат, управління сервісами та підрядниками, створення ефективного робочого середовища в офісних та виробничих приміщеннях; Управління адміністративною діяльністю компанії (офіси, в т.ч. закордонні, виробничі майданчики, господарське забезпечення, орендні відносини); Впровадження стандартів сервісу і процедур по всіх локаціях; Впровадження KPI та SLA; Планування розширення/релокацій; Space management (ефективність використання площ); Робота з Service Desk; Вимірювання задоволеності (NPS/surveys); Організація роботи офісів, включаючи: забезпечення робочих місць, контроль чистоти, сервісів; Управління підрядниками: клінінг, кейтиринг, офісне забезпечення; Контроль бюджету: планування, оптимізація витрат; Підготовка тендерної докумен
Applying for this Head of Administrative Team role?
Most applicants get filtered before a human reads their resume. See if yours makes the cut.
How to Apply on Lever
- Lever uses a streamlined one-page form — apply in under 5 minutes.
- LinkedIn import works well; review parsed data before submitting.
- The cover letter field is optional but visible to reviewers — use it to differentiate.
- Referral codes from employees can significantly boost visibility of your application.
ANONYMOUS · UNFILTERED
What do employees actually say about Ajax Systems?
Real rants from real employees. Read before you apply.