Doctolib
Healthcare
ExecutiveAssistant(x/f/m)
Neural analysis suggests this role is
optimal for Mid+ candidates.
“Executive Assistant (x/f/m) at Doctolib. Skills: Executive support, Meeting coordination, Project support. Act as trusted sparring partner. Support senior leaders”
Industry & Context.
What They're Looking For.
Must Have
3-5 years experience, Excellent organizational skills, Good time management, Independent proactive work style, Excellent communication skills, Professional friendly confident demeanor, Strong sense of confidentiality
Nice to Have
Proficient with Microsoft Office, Proficient with Google Workspace, Native level German, Excellent English, Additional French skills
What You'll Do.
Act as trusted sparring partner
Support senior leaders
Organize coordinate appointments
Organize coordinate travel
Organize coordinate meetings
Shape internal communication
Shape external communication
Represent senior leaders
Support team performance
How You'll Work.
Team & Collaboration
International assistant team; Work with VP Brand; Work with VP Product
Communication Scope
Written communication; Verbal communication
Full Job Description
Werde Teil unserer Mission, werde Teil von Doctolib! Doctolib verfolgt die Mission, das Gesundheitswesen zu digitalisieren. Um uns auf dieser Mission zu unterstützen, suchen wir eine:n Executive Assistant für unseren Standort in Berlin. In dieser Position wirst Du Teil unseres internationalen Doctolib Assistant Teams und arbeitest direkt mit unserer VP Brand & Design und unserer VP Product zusammen. Deine Aufgaben Übernimm eine zentrale Rolle als vertrauensvolle:r Sparringspartner:in unserer Senior Leader und halte ihnen den Rücken frei Organisiere und koordiniere Termine, Reisen und Meetings – vorausschauend und effizient Gestalte interne und externe Kommunikation aktiv mit und repräsentiere die Senior Leader souverän gegenüber Stakeholdern Übernimm Verantwortung für die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings Unterstütze bei spannenden Projekten und bringe eigene Ideen ein, um Prozesse und Abläufe kontinuierlich zu optimieren. Habe ein offenes Ohr für Deine Bereiche, um die Stimmung und Performance der Teams zu unterstützen Dein Profil Du bist der festen Überzeugung, dass Du genau das mitbringst, was es für die Position braucht? Dann ermutigen wir Dich, Dich zu bewerben. Selbst wenn Du nicht jede Anforderung erfüllst, bist Du vielleicht genau die/der richtige zukünftige Doctoliber:in für diese oder andere Stellen! Um Teil unseres Teams zu werden, bringst Du Folgendes mit: Du hast mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position Du verfügst über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, ein gutes Zeitmanagement und hast Freude daran, in einem schnelllebigen Umfeld zu arbeiten Zudem hast Du eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise und behältst auch in stressigen Situationen jederzeit den Überblick Du verfügst über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift und legst stets ein professionelles, freundliches und sicheres Auftreten an den Tag Du bist bekannt für Deine ausgeprägte Servicementalität Außerdem hast Du einen a
Applying for this Executive Assistant (x/f/m) role?
Most applicants get filtered before a human reads their resume. See if yours makes the cut.
How to Apply on Greenhouse
- Create a Greenhouse profile before applying — it saves time across multiple applications.
- Upload your resume as a PDF; the parser handles it better than Word.
- Answer all knockout questions carefully — wrong answers auto-reject before a human sees you.
- Enable email notifications to track application status in real time.
ANONYMOUS · UNFILTERED
What do employees actually say about Doctolib?
Real rants from real employees. Read before you apply.