ExecutiveAssistant&OfficeSupport

Per la nostra sede di Milano, siamo alla ricerca di un/a Executive Assistant & Office Support per sostituzione maternità. La risorsa fornirà supporto organizzativo, amministrativo e operativo di alto livello all’AD e al Division Director LSE, contribuendo al contempo alla gestione efficiente dei servizi generali e delle attività di office management. Principali responsabilità: ATTIVITA’ DI EXECUTIVE ASSISTANT • Gestire il filtro e lo smistamento delle chiamate in entrata, organizzando la disponibilità dei referenti tramite strumenti digitali di calendario condiviso (es. Outlook, Teams). • Organizzare in autonomia le trasferte aziendali, includendo prenotazioni di voli, treni, hotel e auto a noleggio, con invio dei biglietti digitali e preparazione di travel kit personalizzati (itinerari, contatti utili, mappe, documenti). • Curare la pianificazione e l’aggiornamento continuo del calendario elettronico, garantendo precisione e tempestività. • Gestire l’iscrizione e la partecipazione a eventi aziendali, fiere, webinar e incontri commerciali, anche tramite piattaforme online. • Produrre documentazione in formato digitale e cartaceo, inclusa la rilegatura di brochure, la redazione di testi, lettere di trasmissione e la formattazione di documenti. SERVIZI GENERALI/OFFICE MANAGEMENT • Gestione del centralino, smistando le chiamate in entrata. • Supervisione e dello smistamento di posta e pacchi aziendali, garantendo un flusso ordinato e puntuale. • Accoglienza professionale di clienti, ospiti e staff internazionale, assicurando un’esperienza positiva e coerente con l’immagine aziendale. • Prenotazione e dell’allestimento delle sale riunioni, verificando la disponibilità di materiali e il comfort degli ambienti (notebook, penne, acqua, snack). • Gestione approvvigionamenti (cancelleria, DPI, rifornimenti per la caffetteria, ecc.), della valutazione dei fornitori, del monitoraggio delle scorte e dell’organizzazione degli spazi di stoccaggio. • Gestione delle spedizioni tram