Ayming
Consulting
ExecutiveAssistant&OfficeManager
Neural analysis suggests this role is
optimal for mid candidates.
“Executive Assistant & Office Manager at Ayming. Skills: Office management, Executive assistance, Operational coordination. Manage Country Manager's agenda. Organize travel and meetings”
Industry & Context.
Problem solving
What They're Looking For.
Must Have
3-5 years experience, Organizational skills, Priority management, Microsoft 365 proficiency, Salesforce proficiency, Video conferencing tools, English language proficiency
Nice to Have
Proactive attitude, Precision, Confidentiality, Problem solving orientation
What You'll Do.
Manage Country Manager's agenda
Organize travel and meetings
Prepare documentation and presentations
Draft meeting minutes
Ensure action item follow-up
Manage document signature flow
Publish LinkedIn content
Supervise daily office operations
Coordinate general services
Manage facility maintenance
Oversee reception and security
Manage office logistics
Handle mail and couriers
Manage office supplies
Update supply contracts
Identify alternative suppliers
Negotiate favorable terms
Optimize operational costs
Manage staff onboarding
Manage staff offboarding
Coordinate IT account activation
Update onboarding procedures
Ensure contract compliance
Provide operational support
Update Salesforce activities
Collect and archive contracts
Monitor document flows
Draft operational procedures
Revise operational procedures
Update operational procedures
Coordinate inter-functional activities
Improve organizational efficiency
Support ISO 9001 verification
Organize corporate events
Organize training courses
Organize team building activities
Liaise with external consultants
Manage operational activities
How You'll Work.
Team & Collaboration
Cross-functional teams; HR team; Sales team; External consultants
Communication Scope
Executive presentations; LinkedIn content
Full Job Description
Ayming è una multinazionale specializzata in Servizi professionali per le aziende presente in 14 Paesi. In Italia, ci focalizziamo su tre aree di competenza: finanziamenti per l’innovazione, tributi ambientali e compliance internazionale in materia di IVA. Siamo la prima società di consulenza ad essere diventata una Società Benefit, e per questo ci impegniamo ogni giorno a promuovere un modello di business sostenibile, capace di generare risultati concreti e duraturi per i nostri Clienti. Cosa vuol dire lavorare in Ayming? Entrare a far parte di Ayming vuol dire avere l’opportunità di collaborare con un team giovane e dinamico che raccoglie con entusiasmo le nuove sfide e si approccia al mercato in modo proattivo e innovativo. Per il nostro team a Milano, siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant & Office Manager. L’Office Manager & Executive Assistant garantisce il corretto funzionamento operativo e organizzativo della sede italiana, supportando il Country Manager e coordinando i processi di ufficio, i fornitori e le attività interfunzionali. È un punto di riferimento per la Direzione e per i diversi team aziendali, assicurando che le attività quotidiane si svolgano in modo efficiente, conforme alle procedure e in linea con gli standard aziendali. Responsabilità Principali: * Supporto alla Direzione (Executive Assistant) La persona selezionata sarà responsabile della gestione dell’agenda e degli appuntamenti della Country Manager, occupandosi anche dell’organizzazione di viaggi, trasferte e riunioni direzionali, comprese plenarie e board review. Dovrà predisporre la documentazione e le presentazioni necessarie, redigere i verbali e garantire il follow-up delle azioni concordate. Inoltre, gestirà il flusso delle firme su documenti e curerà la pubblicazione di contenuti su LinkedIn per conto della Country Manager. * Gestione Ufficio e Servizi Generali Il ruolo prevede la supervisione quotidiana della sede di Milano e il coordinamento dei servizi generali e di
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