Quarks
Technology
AdministrativeAssistant
Neural analysis suggests this role is
optimal for Mid+ candidates.
“Administrative Assistant at Quarks. Skills: Office administration, Vendor management, Operational support. Ensure office operations. Order food and snacks”
Industry & Context.
Problem resolution
What They're Looking For.
Must Have
6+ months experience in administration, 6+ months experience in operations, 6+ months experience in office management, Google Workspace proficiency, Report updating skills, Data table skills, Internal payment processing experience, Vendor management experience, Supplier management experience, Time management skills, Service coordination skills, English B1
Nice to Have
Slack experience, Atlassian Jira experience, Atlassian Confluence experience, Event organization experience, Internal activity organization experience, Canva basic skills, Figma basic skills, Merchandise experience
What You'll Do.
Ensure office operations
Order food and snacks
Control office supplies
Maintain office cleanliness
Manage office expenses
Control office purchases
Update accounting spreadsheets
Write expense reports
Work with courier services
Process payments via internal systems
Select contractors and suppliers
Find office benefit solutions
Resolve organizational issues
Independently manage operational tasks
Independently manage project tasks
Organize partner holiday greetings
Provide administrative support to C-Level
Execute manager's assignments
Assist in team processes
How You'll Work.
Team & Collaboration
Team processes support
Process & Methodology
Project task management
Full Job Description
Привіт, давай знайомитись ближче. Ми — Quarks https://quarks.tech/, технологічна компанія, що створює нішеві продукти у сфері Social Discovery & Relationship Wellness. Фокусуємось на розробці безпечних та ефективних рішень для знайомств і розвитку стосунків. А ще Quarks — це: - 250+ кварків у команді - Топ роботодавець у 2024 за версією DOU - Рівень eNPS 80,4% - Офіс у Києві, хаби у Львові та Варшаві Наш флагманський продукт Kismia — застосунок для знайомств із понад 80 мільйонами користувачів у 20+ локаціях світу. Також ми працюємо над сервісами для маркетингу, аналітики та модерації. Наразі ми знаходимось в пошуку Administrative Assistant у команду Back Office, яка створює комфортне середовище для кварків, підтримує ефективну взаємодію між командами та розвиває внутрішню культуру. Ми також відкриті до найму ветеранів — створюємо умови, у яких можна не просто бути частиною команди, а й зростати. Твої майбутні задачі: - Забезпечувати життєдіяльність офісу: замовляти їжу та снеки, контролювати наявність усього необхідного, чистоту й порядок - Вести офісні витрати: контролювати закупки, оновлювати таблиці обліку, писати звіти - Працювати з кур'єрськими службами - Проводити оплати та розрахунки через внутрішні системи - Підбирати та координувати підрядників і постачальників, шукати кращі рішення щодо офісних бенефітів - Вирішувати ситуативні організаційні питання «під ключ» - Самостійно вести операційні та проектні задачі - Організовувати привітання партнерів зі святами від А до Я - Допомагати івент-менеджеру за запитом - Надавати адміністративну підтримку C-Level за запитом - Виконувати доручення керівника, допомагати в командних процесах Що для нас важливо в цій ролі: Мінімальний досвід: від 6 місяців у суміжній сфері (адміністрування, операційна робота, офіс-менеджмент) - Впевнене володіння Google Workspace (Docs, Sheets, Slides) - Навички ведення й оновлення звітів, роботи з таблицями даних - Досвід проведення оплат через внутрішні системи - Досвід роботи з підрядн
Applying for this Administrative Assistant role?
Most applicants get filtered before a human reads their resume. See if yours makes the cut.
How to Apply on Ashby
- Ashby is a fast modern ATS — most applications take under 3 minutes.
- The resume parser is strong; verify parsed experience dates and job titles.
- Custom screening questions are often scored algorithmically — answer completely.
- Location field affects geo-based screening; use your actual metro area.
ANONYMOUS · UNFILTERED
What do employees actually say about Quarks?
Real rants from real employees. Read before you apply.