Airbus Atlantique Canada Inc.
Adjointededirection
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optimal for Professional candidates.
“Adjointe de direction at Airbus Atlantique Canada Inc.. Skills: Executive support, Operational support, Complex agenda management, Travel logistics. Coordinate and manage directors' complex agendas. Optimize directors' time”
What They're Looking For.
Must Have
5+ years experience, Bilingualism (French and English), Advanced proficiency Google Workspace or MS Office
What You'll Do.
Coordinate and manage directors' complex agendas
Optimize directors' time
Assist with purchase order process
Follow up on purchase orders in SAP
Track billing and reception
Monitor administrative expenses
Manage business travel organization
Prepare directors' expense reports
Monitor workforce weekly
Assist with event planning and coordination
Manage new hire profiles
Manage employee departures
Maintain knowledge of policies and procedures
Manage office supplies inventory
Write internal and external correspondence
Perform other related tasks
How You'll Work.
Team & Collaboration
Coordinate with executive assistant; Support administrative department
Communication Scope
Internal correspondence; External correspondence
Full Job Description
****Job Description:**** **DESCRIPTIF DE POSTE** **Contexte/Environnement du poste :** En tant que véritable partenaire de confiance de la Direction, votre rôle est d'assurer un soutien exécutif et opérationnel de haut niveau. Dans un environnement dynamique et en évolution rapide, vous assurez la fluidité de la coordination des priorités et la livraison efficace des objectifs de l'équipe et de la Direction. **Responsabilités** ● Coordonner, planifier et gérer de manière proactive les agendas complexes des Directeurs, en veillant à l'optimisation de leur temps. ● Connaître le processus d’achat (DA) et fournir l’aide nécessaire pour le suivi dans le système SAP. ● Effectuer le suivi de la facturation et de la réception, suivre les dépenses du département administratif des directeurs. ● Gérer l'organisation complète des voyages d'affaires (réservations, itinéraires, logistique) et assurer la préparation des notes de frais (rapports de dépenses) des directeurs. ● Assurer un bon suivi hebdomadaire de la main d’œuvre. ● Accompagner l’adjointe exécutive dans la planification et la coordination des grands événements. ● Suivi des comptes: création des profils pour les nouveaux arrivants, fermetures lors des départs ● Maintenir une bonne connaissance et application des politiques et procédures de l’entreprise afin de pouvoir fournir un support fiable et cohérent à l'équipe. ● Gérer l'inventaire des fournitures de bureau. ● Rédiger de la correspondance interne et externe, autant en français qu’en anglais. ● Effectuer toute autre tâche connexe requise **PROFIL RECHERCHÉ** ● Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives, bureautique ou toute autre formation jugée pertinente. ● Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire d'Adjoint(e) de Direction ● Bilinguisme essentiel (français et anglais) ● Maîtrise avancée de la suite Google Workspace ou MS Office. ● Capacité démontrée à gérer l'agenda et la logistique (déplacements complexes, réunions)
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