CIMA+
Engineering
Adjoint-ededirection
Neural analysis suggests this role is
optimal for mid candidates.
“Adjoint-e de direction at CIMA+. Skills: Executive assistance, Project coordination, Document management. Assist management in business development and strategy. Coordinate department activities”
Industry & Context.
What They're Looking For.
Must Have
Minimum five (5) years of experience in administration or related field, Relevant experience as an administrative assistant and/or executive secretary, Mastery of French and English, oral and written, Bilingualism is a requirement for this position, Proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Proficiency in Adobe Pro, Proficiency in social media
Nice to Have
DEC, AEC or DEP diploma in administration, communications, office technology or relevant field
What You'll Do.
Assist management in business development and strategy
Coordinate department activities
Plan and organize department activities
Handle administrative correspondence
Prepare service offers
Prepare presentations
Organize and maintain files and correspondence
Update business opportunity databases
Update information management systems
Prepare purchase orders
Organize appointments
Ensure availability of necessary information
Coordinate committee meetings
Coordinate client follow-ups
Coordinate partner follow-ups
Prepare meeting agendas
Prepare meeting calendars
Ensure meeting logistics
Write meeting minutes
Maintain organized documentation
Ensure documentation accessibility
Ensure accuracy of meeting minutes
Ensure accuracy of decisions
Follow up on meeting minutes
Follow up on decisions
Organize documentation for financial follow-ups
Organize documentation for strategic follow-ups
Organize documentation for team KPIs
Manage communications
Collaborate with other departments
Collaborate with stakeholders
Filter incoming communications
Manage incoming communications
Filter outgoing communications
Manage outgoing communications
Respond to appropriate requests
Follow up on messages
Manage special projects
Manage assigned initiatives
Develop articles for congress presentations
Coordinate event planning for teams
Develop articles for social media
Develop publications for social media
How You'll Work.
Team & Collaboration
Collaborate with other departments; Collaborate with stakeholders; Collaborate with intersectoral teams
Communication Scope
Administrative correspondence; Client communications; Partner communications; Intersectoral communications
Process & Methodology
Project management
Full Job Description
[Bienvenue](https://youtu.be/6Q9JRXpMo4I) dans un environnement où l’engagement envers le développement durable vous inspire. Bienvenue aux gens qui ont une vision d’avenir inspirante et qui sont à la recherche de défis stimulants. Chez nous, vos idées et vos perspectives seront bienvenus et encouragés. Tant sur le terrain qu'au bureau, vous obtiendrez une foule d’opportunités pour vous aider à atteindre tout votre potentiel. Nous sommes une firme détenue à 100 % par ses employés et employées et valorisons la fibre collaborative et l’esprit entrepreneurial. Vous aurez la flexibilité de gérer votre travail à votre façon et l’opportunité de travailler sur des projets qui vous inspirent. Bienvenue chez CIMA+ L’adjoint ou l’adjointe de direction aura la responsabilité d’assister la direction en développement et stratégie des affaires. L'adjoint ou l'adjointe de direction jouera un rôle clé en tant que bras droit dans la coordination des activités du département, avec une responsabilité directe dans la planification, l'organisation et la prise en charge de la gestion des documents, le contrôle de la qualité, ainsi que la correspondance administrative, en lien avec les initiatives du secteur Transport. Un esprit curieux et entreprenant sera essentiel à la réussite de ces missions. Nous offrons un mode de travail hybride flexible vous permettant de travailler de votre domicile et de notre bureau de Montréal. Principales responsabilités * Préparation de documents : Rédiger, réviser et éditer les documents, les rapports, les offres de services, présentations, et les autres documents requis pour la direction. Organiser et maintenir les dossiers et courriers, mettre à jour les bases de données et les systèmes de gestion de l'information pour les occasions d’affaire et les opportunités. Préparation des bons de commandes pour les achats reliés aux activités du département. * Planification et coordination : Organiser les réunions, les rendez-vous, et les déplacements, en tenant c
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